Externý manažment projektov zahŕňa implementáciu schválených projektov v jednotlivých operačných programoch, s cieľom zabezpečiť celkový chod realizácie projektov, predovšetkým vypracovanie žiadostí o platbu a monitorovacích správ.
Predmetom je poskytovanie poradenských služieb pri implementácii projektov, na ktorý klient (prijímateľ NFP) získal v programovacom období 2007-2013 nenávratný finančný príspevok z fondov EÚ, prípadne iných verejných zdrojov financovania.
Poradenstvo pri implementácii projektu a investičný dozor počas implementácie projektov
- spracovanie nevyhnutných vstupov klientovi, potrebných k uzavretiu zmluvy o poskytnutí nenávratného príspevku z EÚ fondov
- vykonávanie úloh „Manažmentu kontraktu“, ktoré vyplývajú klientovi z poskytnutia príspevku zo zmluvy o poskytnutí nenávratného príspevku z EÚ fondov:
- administratívne úkony
- zostavenie časového a obsahového harmonogramu a jeho riadenie
- monitoring, kontrola a schvaľovanie vecného a finančného plnenia postupu projektu podľa požiadaviek klienta a časového a vecného harmonogramu
- kontrola správnosti faktúr od dodávateľa (či faktúra obsahuje všetky náležitosti podľa zákona, či je oprávneným výdavkom podľa zostaveného rozpočtu projektu)
- spracovanie finančných dokladov pre platobný orgán
- spracovanie výstupov pre publicitu a propagáciu projektu v zmysle príslušných predpisov
- predchádzanie poškodenia alebo možného poškodenia rozpočtu
- pomoc pri účtovníctve, výkazníctve a archivácii
- zastupovanie záujmov klienta v úlohe investora voči dodávateľom, vrátane obsahového návrhu štruktúry zmluvných vzťahov (riadenie zmluvy – contract management)
- poradenstvo pri navrhovaní základných funkčných vzťahov medzi Mandantom a zúčastnenými ostatnými subjektami na projekte
- vypracovanie podkladov pre Mandanta na riadenie prác, termínov a koordinácia poskytovateľov ostatných služieb projektu
- dohľad a riadenie plánovaného časového harmonogramu rozhodujúcich termínov, ako napr. začiatok prác, dokončenie a pod.
- vyplnenie monitorovacích správ v príslušnom elektrokomunikačnom finančnom systéme (aktualizácia finančno-platobného kalendára, schválená a vyplnená definícia objektov, finančný harmonogram plnenia, prehľad financovania a faktúr)
- kontrola zisťovacích protokolov a faktúr z hľadiska správnosti voči implementačnému orgánu
- zabezpečenie finančných tokov od implementačného orgánu k Mandantovi
- spracovanie záverečného formulára vyhodnotenia akcie
- zabezpečenie súpisu všetkých faktúr vrátane ich obsahovej náplne
- zabezpečenie a spracovanie ďalších podkladov na základe požiadaviek príslušného fondu z ktorého bolo poskytnuté financovanie projektu
